A Manager’s Perspective on Feedback and Control Decisions

This dissertation is a collection of three experimental papers exploring how and why managers make feedback and control decisions. The first paper examines the dynamics of employee and supervisor behavior in a demand-driven feedback system, in which employees proactively seek feedback from their supervisor, and how these dynamics relate to employee creativity. The second paper shows how the presence of a negative outlier (a “bad apple”) affects managers’ control decisions for a group of employees and how these decisions depend on the strength of group-level controls. The third paper investigates the interplay between feedback valence and managers’ workload in shaping interpersonal fairness in the provision of informal feedback. Together, the three papers provide insights for controllers, executives, and managers on the design of management control systems.

---

Managers spelen een cruciale rol in het afstemmen van het gedrag van werknemers op de doelstellingen van de organisatie door middel van feedback- en controlebeslissingen. Deze beslissingen worden echter steeds complexer door werkplekinnovaties zoals vraaggestuurde feedbacksystemen, monitoringtools voor werknemers, prestatiedashboards en geavanceerde data-analyse. Hoewel deze innovaties vaak kosteneffectief zijn om te implementeren, kunnen ze onbedoeld de creativiteit, autonomie en rechtvaardigheidsbeleving van werknemers ondermijnen. Dit creëert een spanningsveld waarin managers moeten balanceren tussen de behoefte aan organisatorische controle en de voorkeuren en het welzijn van werknemers. Een wereldwijde studie door Gallup in 2019 toont aan dat managers verantwoordelijk zijn voor meer dan 70% van de variatie in werkplekbetrokkenheid van werknemers. Toch biedt academisch onderzoek slechts beperkte inzichten in hoe managers omgaan met deze complexe uitdagingen. Om deze lacune te dichten, omvat dit proefschrift drie experimentele essays die onderzoeken hoe managers feedback- en controlebeslissingen nemen in moderne organisaties. Het doel is om meer inzicht te krijgen in de rol van de beoordelingsvrijheid van managers bij het ontwerpen van managementcontrolesystemen. De essays worden gepresenteerd in de volgorde waarin ze tot stand zijn gekomen.

Het tweede hoofdstuk, geschreven in samenwerking met Bart Dierynck, onderzoekt een specifieke werkplekinnovatie – een vraaggestuurd feedbacksysteem – en verkent hoe werknemers en hun leidinggevenden (d.w.z. managers) dit systeem gebruiken in een creatieve context. Een vraaggestuurd feedbacksysteem stelt werknemers in staat om proactief feedback van hun leidinggevende te vragen over specifieke taken of vaardigheden. Dit hoofdstuk onderzoekt hoe een dergelijk feedbacksysteem twee belangrijke fasen van het creatieve proces van werknemers beïnvloedt: het genereren en selecteren van creatieve oplossingen. Onze bevindingen laten zien dat feedback van leidinggevenden deze twee fasen op verschillende manieren ten goede komt: procesgerichte feedback bevordert het genereren van creatieve oplossingen, terwijl zelfgerichte feedback helpt bij het selecteren van de meest creatieve oplossing. Daarnaast blijkt dat de frequentie, timing en taal van de feedbackinteractie tussen werknemer en leidinggevende ook van invloed zijn op het creatieve proces. Over het algemeen toont onze studie aan dat organisaties baat kunnen hebben bij het implementeren van vraaggestuurde feedbacksystemen, omdat deze systemen de gemiddelde creativiteit van werknemers verbeteren in vergelijking met traditionele feedbacksystemen die uitsluitend vertrouwen op een evaluatie aan het einde van de periode.

Het derde hoofdstuk, eveneens geschreven in samenwerking met Bart Dierynck, onderzoekt hoe managers beslissen over de implementatie van controlemechanismen voor een groep werknemers, zoals werknemers binnen een afdeling of organisatie. De studie richt zich op de invloed van een enkele negatieve uitschieter (“een rotte appel”) wiens ongewenste gedrag de kans vergroot dat managers beperkingen opleggen, zoals internettoegangsrestricties, aan de gehele groep werknemers. Deze neiging neemt echter af naarmate de beperking strenger wordt, omdat managers gemotiveerder zijn om rechtvaardig te handelen tegenover werknemers die zich niet schuldig maken aan ongewenst gedrag. Hoewel onze bevindingen aangeven dat managers mogelijk controlemechanismen implementeren als reactie op de acties van één individu, kan het beperken van de beslissingsbevoegdheid van managers, met betrekking tot het type controles dat zij kunnen implementeren, deze neiging helpen verminderen.

Het vierde hoofdstuk, een zelfstandige studie, focust zich op de feedbackbeslissingen van managers in informele situaties, die steeds gebruikelijker worden met de adoptie van vraaggestuurde feedbacksystemen. Dit hoofdstuk onderzoekt hoe en wanneer managers interpersoonlijke rechtvaardigheid tonen bij het geven van dagelijkse feedback en laat zien dat managers over het algemeen de voorkeur geven aan feedback die door werknemers als rechtvaardig wordt ervaren. Het blijkt echter moeilijker om rechtvaardig te blijven wanneer de zelfregulerende middelen van managers uitgeput raken. Deze uitdaging is vooral merkbaar bij het geven van negatieve feedback of wanneer managers hun werklast als extreem hoog ervaren. De studie concludeert dat het ontwerpen van personeelscontroles om de werklast van managers te verlichten kan bijdragen aan het handhaven van een hoger niveau van interpersoonlijke rechtvaardigheid bij het geven van feedback.

De drie essays in dit proefschrift werpen licht op de complexiteit van de beoordelingsvrijheid van managers bij feedback- en controlebeslissingen binnen organisaties. Gezamenlijk laten de studies zien dat hoewel de beoordelingsvrijheid van managers essentieel is voor het afstemmen van het gedrag van werknemers op de doelstellingen van de organisatie, deze wordt beïnvloed door factoren zoals het gedrag van werknemers, rechtvaardigheidsoverwegingen, besluitvormingsbiases (d.w.z. vooroordelen in de besluitvorming), en de werklast van managers. Door deze dynamiek beter te begrijpen, kunnen organisaties managementcontrolesystemen ontwikkelen die managers ondersteunen bij het effectief benutten van hun beoordelingsvrijheid. Dit draagt bij aan het creëren van een werkomgeving waarin organisatorische controle in evenwicht is met het welzijn, de creativiteit en de rechtvaardigheidsbeleving van werknemers.