Change through exchange: Exploring the role of international exchange in organisational development of care organisations

Change through exchange: Verandering door uitwisseling
De centrale vraag van dit onderzoek is op welke manier zorgorganisaties zich kunnen ontwikkelen, door middel van internationale uitwisseling. In dit onderzoek wordt gekeken naar internationale uitwisseling tussen teams van zorgprofessionals, waarbij teams elkaar in de eigen organisatie bezoeken en van elkaar leren. Dit onderzoek geeft inzicht in hoe zorgorganisaties zich aan kunnen passen. Aanpassingsvermogen is zeker in de zorgsector erg belangrijk, omdat de verwachtingen vanuit de maatschappij ten aanzien van zorg de laatste jaren snel veranderen. Zorgmanagers zijn op zoek naar instrumenten om organisatieverandering te kunnen bewerkstelligen, en zo een meer flexibele, lerende organisatie te krijgen. Het onderzoek bouwt voort op bevindingen en theorieën uit bestaande literatuur over -veelal individuele- effecten van internationale uitwisseling, organisatie(cultuur)verandering en beleidsverandering. Het onderwerp wordt verder onderzocht door middel van diepgaande casestudies naar een uitwisseling tussen Nederlandse en Malawiaanse zorgprofessionals en internationale werkbezoeken van Nederlandse ouderenzorgmanagers aan ouderenzorgorganisaties in Denemarken en de Verenigde Staten.

Internationale uitwisseling kan worden gezien als een type interventie die in een relatief korte tijd organisatieverandering teweeg kan brengen. Door het ervaren van een andere organisatiecultuur en -praktijk en het ontvangen van professionals uit die andere context, gaan mensen reflecteren op hun eigen organisatie en hun eigen rol daarbinnen. Dit brengt belangrijke veranderingsprocessen binnen individuen betrokken bij de uitwisseling in gang. De overeenkomsten die worden (h)erkend tussen mensen en contexten zijn ook belangrijk voor een succesvolle uitwisseling. Bijvoorbeeld, (h)erkenning wat betreft het doel van het werk dat je doet, dezelfde soort problemen, dezelfde waarden en principes. Door een actieve rol en verantwoordelijkheid tijdens het organiseren en uitvoeren van het uitwisselingsprogramma in de eigen organisatie, wordt zelfreflectie van professionals uit het ontvangende team verder gestimuleerd. Daarnaast biedt de uitwisseling een “veilige” omgeving waarin deelnemers nieuwe dingen kunnen uitproberen vanuit hun eigen motivatie, ondersteund door een positieve, stimulerende groepsdynamiek en een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid en wederkerigheid naar het andere team.

Naast persoonlijke en professionele ontwikkeling van de betrokken deelnemers kan een uitwisseling ook een bredere dynamiek van organisatieverandering teweeg brengen, veelal getrokken door de individuele deelnemers van de uitwisseling. Of organisatieverandering daadwerkelijk plaatsvindt hangt voor een groot deel af van de betrokkenheid van het hoger management en de mogelijkheden die er zijn, of worden gecreëerd, om nieuwe ideeën in praktische initiatieven en beleidsverandering te vertalen.

De volgende aanbevelingen zijn van toepassing voor organisaties die verandering door middel van uitwisseling willen inzetten:
- Stel diverse teams samen van intrinsiek gemotiveerde medewerkers uit verschillende onderdelen van de organisatie.
- Formuleer en deel heldere leer- en/of ontwikkelingsdoelen voor aanvang van de uitwisseling.
- Laat het ontvangende team het programma voor het bezoekende team organiseren en uitvoeren.
- Zorg dat het programma aansluit bij de leer- en/of ontwikkelingsdoelen van de bezoekende partij.
- Geef veel ruimte voor het (inter)actief ervaren van de andere organisatiecultuur en praktijk.
- Plan tijd in voor reflectie en discussie binnen en tussen uitwisselingsteams.
- Betrek andere collega’s buiten het uitwisselingsteam door ze te informeren en te betrekken bij het programma voor de bezoekende partij, voor het ontwikkelen van draagvlak en een positieve, veranderingsgezinde dynamiek binnen de organisatie.
- Steun de uitwisseling vanuit hoger management door te communiceren over en faciliteren van uitwisselingsactiviteiten.

Change through exchange
The main question of the research is in what way care organisations can develop, through an international exchange, in which teams of professionals from two organisations visit, receive, and learn from each other in their organisations. The context of the care sector is very important, since it is characterized by a fast changing demand in the way care is organized. Those involved in managing care organisations are in want of specific tools that help accomplish organizational change and a more flexible, learning organisation. This study discusses and builds upon existing literature on international exchange effects, organisational (culture) and policy change. The topic is further explored through in-depth case studies on a two-way exchange between care professionals working in the Netherlands and Malawi, and international work visits undertaken by Dutch professionals to care organisations in Denmark and the United States.

International exchange van be seen as a type of intervention that can trigger organisational change in a relatively short time. Through experiencing another organisational culture and practice, people start reflecting on their own organisation and their role within the organisation. This results in important change processes within individuals involved. The similarities that are recognised between people and contexts are also important in a successful exchange: for example, recognising you have the same purpose with the work you do, the same kind of problems, the same values and principles. By taking an active role and responsibility in organising and carrying out the exchange programme in one’s own organisation, self-reflection of professionals from the receiving team is further stimulated. An exchange also creates a “safe” environment in which participants can try out new things. Participants largely act on the basis of intrinsic motivation, are supported by a positive group dynamic and a shared sense of responsibility and reciprocity towards the other team.

Besides personal and professional development of the participants, an exchange can also trigger a broader dynamic of organisational change, often spearheaded by individuals that were involved in the exchange. Whether the latter actually takes place, largely depends on the involvement of higher management and the possibilities that are present or offered to turn new ideas into practical initiatives and policy change.

The following recommendations can be given to organisations that are looking to start a process of change through exchange:

- Put together diverse teams with intrinsically motivated individuals representing different parts of the organisation.
- Formulate clear learning or development objectives in advance.
- Actively involve the hosting team in organising and carrying out the host visit for foreign visitors.
- Develop the host visit program to fit the learning and development objectives of the visiting team.
- Allow ample room for (inter)actively experiencing the other organisational culture and practice.
- Plan enough time for within and between team reflection and discussion.
- Involve colleagues from outside the exchange teams, through informing and involving them in the host programme, to ensure organisational support and create a positive, change-oriented organisational dynamic.
- Higher management demonstrates support for exchange through communication and facilitation of exchange activities.